Livrando-se de arquivos PST irritantes do Outlook

Quase desde o início do Exchange local, as organizações têm usado arquivos PST. Isso forneceu aos nossos usuários organizacionais a opção de salvar seus e-mails quando as opções de disco do Exchange eram caras. Observe que eu digo que os discos “eram” caros. Isso foi nos primeiros dias do Exchange, na década de 1990. Hoje isso simplesmente não é o caso, o disco é acessível, independentemente de você escolher ou não implementar a arquitetura preferencial do Exchange local ou não.

Um dos outros desafios de anos atrás que nos levaram ao uso de arquivos PST foi o tamanho das caixas de correio ser mantido pequeno. Na verdade, uma caixa de correio de 50 MB era o padrão aceito por usuário. Os custos de armazenamento foram o principal motivador, mas também durante uma época em que as organizações não percebiam a responsabilidade que poderia advir de não guardar e-mails de uma perspectiva legal e de conformidade. Livrar-se de qualquer e-mail era quase completamente aceitável na década de 1990 e estávamos apenas aprendendo as ramificações de não reter dados adequadamente.

Finalmente, as opções de arquivamento da empresa eram novas e poucas. Estávamos aprendendo por que usaríamos verdadeiras soluções de arquivamento e não tínhamos muito o que escolher em termos de opções. Então, por que implementá-lo quando poderíamos usar arquivos PST do Outlook?

Os desafios

Ao longo dos anos, aprendemos algumas coisas sobre os arquivos PST do Outlook que fazem os administradores do Exchange se encolherem quase tanto quanto quando ouvimos as palavras “pastas públicas”. No entanto, vou guardar as pastas públicas, já que essa é uma “lata de minhocas” completamente separada para discutir.

Então, por que um administrador do Exchange se encolheria com arquivos PST?

Por um lado, eles não foram projetados para funcionar bem em um compartilhamento de rede. Eles deveriam viver localmente em uma estação de trabalho onde os administradores não pudessem fazer o backup. Os administradores que optaram por colocá-los em um compartilhamento de rede, para que pudessem fazer backup, causaram grandes desafios para esses arquivos e usuários organizacionais devido à corrupção de arquivos.

Outro grande desafio no arquivamento do Outlook para PST é que as opções de arquivamento automático não são escalonáveis ​​e costumam ser facilmente configuradas incorretamente. Às vezes, criando resultados inesperados ao autoarquivar. Como alternativa, o arquivo manual realmente desperdiça o tempo do funcionário e os recursos corporativos.

Finalmente, um pesadelo de perda de dados e segurança. Esses são arquivos portáteis que podem ser copiados e levados para fora do local e, em nossa cultura de segurança atual, isso NÃO está ok.

Agora

A arquitetura preferencial local do Exchange permite opções de disco acessíveis. Mesmo que você escolha opções alternativas de implantação, como o disco virtualizado em SAN, o custo não terá o mesmo nível de consideração de 20 anos atrás.

Se sua organização utiliza o Exchange local ou o Office 365 Exchange online, existem opções de arquivamento adequadas incorporadas que podem ser aproveitadas. Existem também alguns ótimos 3^rd produtos de festa que também farão um ótimo trabalho.

A segurança hoje é mais importante do que nunca, portanto, deixar os dados corporativos em arquivos PST portáteis não é mais uma solução aceitável.