Licenciamento do Office 365

Um dos desafios de adotar o Office 365 é se familiarizar com o licenciamento. Vejamos o que você precisa saber sobre o licenciamento do Office 365 para começar hoje!

Os próprios termos de licenciamento são diretos. Você assina uma licença para um usuário para o produto ou conjunto de produtos (plano) que eles precisam usar. Essa assinatura é uma pequena quantia paga mensalmente ou uma quantia maior paga anualmente. A licença é atribuída ao usuário no portal do administrador, onde os detalhes do usuário são inseridos (nome, endereço de e-mail, etc.) ou são sincronizados a partir do Active Directory local.

Alguns planos que incluem o Office 365 ProPlus permitem que você use o mesmo login de usuário em vários dispositivos (5 PCs ou Macs + 5 telefones ou tablets).

Licenciamento do Office 365 quando interpretado de forma diferente ...

Infelizmente, algumas empresas pensam que uma licença de usuário agora os cobre para 5 computadores diferentes, então eles só precisam realmente de uma licença de usuário para cada 5 membros da equipe. Não é assim que funciona.

É bom ver uma estrutura de licenciamento da Microsoft que reconhece que agora podemos ter um computador desktop no trabalho, um laptop para quando viajamos, um tablet para o deslocamento diário e um smartphone.

Qualquer abuso dessa intenção apenas para economizar dinheiro é antiético e contrário aos seus termos e condições de licenciamento.

Um usuário é uma pessoa, ponto final.

O Office 365 não oferece CALs por dispositivo

As licenças do Office 365 são diferentes das licenças de dispositivo CAL de servidor, onde uma CAL de dispositivo cobre qualquer pessoa e todos quando eles usam aquele computador. CALs por dispositivo são comuns em organizações com um número menor de dispositivos do que pessoas (por exemplo, hospitais veterinários).

O próximo desafio é combinar quem precisa de acesso para fazer o quê.

Misturar e combinar

Um cenário real pode ser que sua empresa opere 24 horas por dia, 7 dias por semana. Você tem médicos especialistas, médicos e enfermeiras que têm nenhuma ou poucas interações com o Microsoft Office. No outro extremo da escala, sua equipe administrativa precisa escrever e editar instruções de procedimento no Office. Talvez algumas pessoas precisem apenas de e-mail. Felizmente, a Microsoft permite adicionar diferentes licenças de produtos e planos ao mesmo locatário do Office 365 (com algumas restrições) para que você não precise pagar para que todos tenham o conjunto de produtos mais abrangente (e, portanto, a licença mais cara).

Análise de necessidades de negócios

A melhor maneira de estruturar o licenciamento do Office 365 é realizar uma análise das necessidades de negócios. Quais funções existem em sua organização? Quantos funcionários desempenham essas funções? Eles escrevem ou editam documentos ou planilhas? Eles leem arquivos de um compartilhamento de arquivo do servidor ou de um site do SharePoint (e você está movendo isso para o SharePoint online)? Se eles precisarem apenas de acesso de leitura, você pode criar um PDF com suas políticas e procedimentos atuais? Eles usam um endereço de e-mail compartilhado genérico? Isso poderia ser uma caixa de correio compartilhada, que não precisa de uma licença, mas ainda precisará de uma licença de usuário.

Conclusão

Se os auditores de licenças da Microsoft baterem à sua porta, eles vão esperar que todas as pessoas que usaram o Office paguem por uma licença. Sem um Enterprise Agreement, as pequenas e médias empresas podem colocar o licenciamento em uma cesta muito difícil, especialmente se estiverem acostumadas a compartilhar contas locais genéricas. Vale a pena gastar tempo analisando seu uso e acertando as contagens de licenciamento.

Acompanhe isso com um processo de RH que remove e reatribui licenças quando as pessoas deixam sua organização e você não terá medo de uma auditoria de licenciamento.