Não misture velhos hábitos com o Office 365

A parte técnica de uma migração para qualquer nova tecnologia geralmente é direta e, com sorte, bem documentada. Se você estiver mudando para o Office 365, há uma série de Recursos da Microsoft e ferramentas de migração de terceiros, como SkyKick, BitTitan e Sharegate para fazer o real “levantamento e deslocamento” de seus dados para a nuvem. Gostamos de pensar que somos todos especiais, mas uma caixa de correio é apenas uma caixa de correio.

Por que então os consultores orçam tantas horas e centenas de dólares por caixa de correio para uma migração do Office 365? Porque o principal esforço vai para o planejamento e limpeza pré-migração.

O sistema de e-mail e o diretório de autenticação de uma organização podem evoluir com o tempo, especialmente no mercado de SMB, se elas começaram como uma pequena (micro) empresa. O pessoal de TI tem maneiras diferentes de fazer as coisas. Os usuários finais têm seus próprios hábitos arraigados em relação ao uso de e-mail. Mas nem todos os processos e hábitos se traduzem bem na nuvem.

Antes de sua migração para o Office 365, observe:
Compartilhando contas de usuário - “Eles são apenas funcionários temporários e compartilham o mesmo computador.” No mundo real, isso acontece, especialmente em organizações com funcionários casuais, sazonais ou trabalhadores por turnos. No mundo do Microsoft Online Services, eles são duas pessoas e cada uma precisará de sua própria Licença de Assinatura de Usuário. Fim da história. Isso se aplica se eles acessarem apenas a mesma caixa de correio compartilhada (que não precisa de uma licença separada). Também se aplica se a licença permitir que eles instalem o Office em 5 computadores - são 5 computadores que eles usam, não aqueles em que outras pessoas estão usando suas licenças. Muitas organizações menores tentam economizar alguns dólares aqui e a equipe de auditoria de licenciamento da Microsoft realmente não gosta.

Pastas, pastas em todos os lugares - A maioria das pessoas organizadas gosta de mover e-mails para pastas. Quando esse amor por pastas sair do controle, você começará a ter problemas no Office 365. 500 pastas ou mais cria problemas de desempenho e problemas de sincronização no modo em cache do Outlook. A solução alternativa para não armazenar em cache essas caixas de correio localmente leva à frustração do usuário com o desempenho geral do Outlook, a menos que você tenha uma conexão de Internet muito boa. Isso é comum com assistentes pessoais abrindo a caixa de correio do chefe e um departamento de contas gerenciando as comunicações de contas a pagar e contas a receber na mesma caixa de correio. A melhor solução alternativa? Reduza o número de pastas no arquivo de mensagens e desenvolva novos hábitos de arquivamento.

O oposto de organizado - Do outro lado da escala estão pessoas que nunca ouviram falar em pastas. Seu modo de operação é manter tudo em um de dois lugares - a caixa de entrada ou a “pasta” de itens excluídos. Nunca esvazie os itens excluídos, esse é o arquivo deles! Este tipo de hábito de e-mail deixará você frustrado com os tempos de resposta de pesquisa e sincronização (muitos itens em uma pasta). A política padrão do Office 365 também gosta de limpar esses itens excluídos regularmente, então é hora de ensinar a esses usuários alguns novos comportamentos de email.

Fazendo backup de arquivos PST - Se o seu sistema existente for um servidor Exchange local, você terá um sistema de backup que está fazendo backup de suas caixas de correio enquanto o Exchange está em execução. Se estiver usando outro sistema de e-mail, você pode ter sido criativo com sua solução de backup. Normalmente com sistemas IMAP ou POP, os administradores criam arquivos PST e fazem backup deles. Com o Office 365, o arquivo PST está morto. Este arquivo autônomo pode ser facilmente corrompido e você acaba com uma massa de arquivos individuais para gerenciar. Não tente espremer o Office 365 em seu sistema de backup local. Se você estiver atrás de um backup independente fora da nuvem da Microsoft, existem fornecedores terceirizados como SkyKick e Embarcação de Armazenamento esse backup direto do Office 365 para sua própria nuvem e fornecer interfaces de recuperação simples. Você recuperará o custo desse tipo de solução na medida em que economize no gerenciamento de backups e restaurações.

Active Directory fragmentado e desatualizado - Agora eu sei que seu Active Directory está em ótima forma. Pode não ser o caso se você o herdou de outra pessoa. Pode estar cheio de UOs fragmentadas, usuários que deixaram a organização etc. A Microsoft recomendará que você sincronize seu Active Directory com a nuvem, e há muitos benefícios de gerenciamento de identidade e logon para fazer isso (mesmo com o Azure AD Connect). No entanto, conectar um AD bagunçado ao Office 365 não é uma boa jogada. Passe algum tempo arrumando seu AD primeiro. É melhor conectar um AD limpo a um novo locatário do Office 365 do que adiar, criar novos usuários do Office 365 e tentar conectar tudo no futuro. Tecnicamente, é possível, mas começar com um AD limpo e conectado causará o mínimo de problemas.

Essas são apenas algumas das principais armadilhas em que vi organizações caírem com suas migrações do Office 365. Não presuma que um novo sistema de e-mail resolverá magicamente todos os seus problemas. Com maus hábitos, é muito fácil migrar seus problemas também!