Mischen Sie keine alten Gewohnheiten mit Office 365

Der technische Teil einer Migration auf eine neue Technologie ist normalerweise unkompliziert und hoffentlich gut dokumentiert. Wenn Sie zu Office 365 wechseln, gibt es eine Reihe von Microsoft-Ressourcen und Migrationswerkzeuge von Drittanbietern wie SkyKick, BitTitan . Sharegate um das eigentliche „Heben und Verschieben“ Ihrer Daten in die Cloud durchzuführen. Wir denken gerne, dass wir alle etwas Besonderes sind, aber ein Postfach ist nur ein Postfach.

Warum geben Berater dann so viele Stunden und Hunderte von Dollar pro Postfach für eine Office 365-Migration an? Denn der Hauptaufwand liegt in der Planung und Bereinigung vor der Migration.

Das E-Mail-System und das Authentifizierungsverzeichnis eines Unternehmens können sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, insbesondere auf dem KMU-Markt, wenn sie als sehr kleines (Mikro-) Unternehmen angefangen haben. IT-Mitarbeiter haben verschiedene Möglichkeiten, Dinge zu tun. Endbenutzer haben ihre eigenen tief verwurzelten Gewohnheiten in Bezug auf die E-Mail-Nutzung. Aber nicht alle Prozesse und Gewohnheiten lassen sich gut in die Cloud übertragen.

Beachten Sie vor der Office 365-Migration Folgendes:
Benutzerkonten freigeben - "Sie sind nur Zeitarbeitskräfte und teilen sich den gleichen Computer." In der realen Welt geschieht dies insbesondere in Organisationen mit Gelegenheits-, Saison- oder Schichtarbeitern. In der Microsoft Online Services-Welt sind es zwei Personen, die jeweils eine eigene Benutzerabonnementlizenz benötigen. Ende der Geschichte. Dies gilt, wenn sie nur auf dasselbe freigegebene Postfach zugreifen (für das selbst keine separate Lizenz erforderlich ist). Dies gilt auch, wenn ihre Lizenz es ihnen ermöglicht, Office auf 5 Computern zu installieren - das sind 5 Computer, die sie verwenden, und nicht, auf denen andere Personen ihre Lizenz verwenden. Viele kleinere Unternehmen versuchen, sich hier ein paar Dollar zu sparen, und das Microsoft-Lizenzprüfungsteam mag das wirklich nicht.

Ordner, Ordner überall - Die meisten organisierten Personen verschieben E-Mails gerne in Ordner. Wenn diese Liebe zu Ordnern außer Kontrolle gerät, treten in Office 365 Probleme auf. 500 Ordner oder mehr werden erstellt Leistungsprobleme und Synchronisierungsprobleme im zwischengespeicherten Outlook-Modus. Die Problemumgehung, diese Postfächer nicht lokal zwischenzuspeichern, führt zu Frustration der Benutzer über die Gesamtleistung von Outlook, es sei denn, Sie verfügen über eine sehr gute Internetverbindung. Dies ist üblich, wenn persönliche Assistenten das Postfach des Chefs öffnen und eine Buchhaltungsabteilung sowohl die Kreditoren- als auch die Debitorenkommunikation in derselben Mailbox verwaltet. Die beste Problemumgehung? Reduzieren Sie die Anzahl der Ordner in der Mail-Datei und entwickeln Sie neue Ablagegewohnheiten.

Das Gegenteil von organisiert - Am anderen Ende der Skala befinden sich Personen, die noch nie von Ordnern gehört haben. Ihre Arbeitsweise besteht darin, alles an einem von zwei Orten aufzubewahren - entweder im Posteingang oder im Ordner "Gelöschte Objekte". Leeren Sie niemals ihre gelöschten Elemente, das ist ihr Archiv! Diese Art von E-Mail-Gewohnheit führt dazu, dass Sie mit den Such- und Synchronisierungsantwortzeiten (zu viele Elemente in einem Ordner) frustriert sind. In der Standardrichtlinie von Office 365 werden diese gelöschten Elemente auch regelmäßig gelöscht. Daher ist es an der Zeit, diesen Benutzern einige neue E-Mail-Verhaltensweisen beizubringen.

Sichern von PST-Dateien - Wenn Ihr vorhandenes System ein lokaler Exchange-Server ist, verfügen Sie hoffentlich über ein Sicherungssystem, das Ihre Postfächer sichert, während Exchange ausgeführt wird. Wenn Sie ein anderes E-Mail-System verwenden, waren Sie möglicherweise kreativ mit Ihrer Sicherungslösung. Bei IMAP- oder POP-Systemen erstellen Administratoren häufig PST-Dateien und sichern diese. Mit Office 365 ist die PST-Datei tot. Diese eigenständige Datei kann leicht beschädigt werden und Sie müssen eine Menge einzelner Dateien verwalten. Versuchen Sie nicht, Office 365 in Ihr lokales Sicherungssystem zu integrieren. Wenn Sie nach einem unabhängigen Backup außerhalb der Microsoft Cloud suchen, gibt es Drittanbieter wie SkyKick . Lagerfahrzeug diese Sicherung direkt von Office 365 in ihre eigene Cloud und einfache Wiederherstellungsschnittstellen. Sie werden die Kosten für diese Art von Lösung in der Zeit zurückerhalten, in der Sie Backups und Wiederherstellungen verwalten können.

Fragmentiertes, veraltetes Active Directory - Jetzt weiß ich, dass Ihr Active Directory in hervorragendem Zustand ist. Dies ist möglicherweise nicht der Fall, wenn Sie es von jemand anderem geerbt haben. Es kann voll von fragmentierten Organisationseinheiten, Benutzern sein, die das Unternehmen verlassen haben usw. Microsoft empfiehlt, dass Sie Ihr Active Directory mit der Cloud synchronisieren. Dies bietet zahlreiche Vorteile für die Identitätsverwaltung und Anmeldung (auch mit Azure AD Connect). Das Verbinden eines unordentlichen AD mit Office 365 ist jedoch kein guter Schritt. Verbringen Sie einige Zeit damit, Ihre AD zuerst aufzuräumen. Es ist besser, ein sauberes AD mit einem neuen Office 365-Mandanten zu verbinden, als dies zu verschieben, neue Office 365-Benutzer zu erstellen und zu versuchen, in Zukunft alles zu verbinden. Technisch ist es möglich, aber wenn Sie mit einem sauberen, verbundenen AD beginnen, werden Sie am wenigsten Probleme haben.

Dies sind nur einige der Hauptprobleme, in die Unternehmen bei ihren Office 365-Migrationen geraten sind. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein neues E-Mail-System alle Ihre Probleme auf magische Weise löst. Mit schlechten Gewohnheiten ist es auch recht einfach, Ihre Probleme zu migrieren!