Wir haben alle an Telefonkonferenzen teilgenommen, bei denen jemand einen Appell entgegennimmt und nachverfolgt, wer an der Besprechung teilgenommen hat. Wie wäre es mit den Telefonkonferenzen, in denen jede Person vorgestellt wird, die an der Telefonkonferenz teilgenommen hat? Telefonkonferenzen, unabhängig von der Plattform, die Sie verwenden, verfolgen die Teilnehmer, die beigetreten sind. Einige machen es besser als andere und Skype for Business ist nicht anders. Ich bin ein großer Befürworter von Skype for Business Meetings (ja, Sie haben gehört, dass es Leute hört), da es sich leicht in die Lebensweise der meisten Unternehmen integrieren lässt und für den typischen Endbenutzer einfach zu verwenden ist. Es gibt jedoch einige Macken, von denen eine die Anwesenheitsverfolgung ist.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Teilnahme an Skype Business-Besprechungen zu verfolgen. Einige sind nicht so einfach und andere können eine Besprechung ablenken. Im Folgenden finden Sie Möglichkeiten, wie Sie die Teilnahme an einem Skype for Business-Meeting verfolgen können, ohne fragen zu müssen, wer gerade an dem Anruf teilgenommen hat.

Teilnehmerliste: Wenn Ihre Besprechung weniger als 75 Teilnehmer umfasst, können Sie alle Teilnehmer der Besprechung über die Teilnehmerliste anzeigen. Dies ist nicht schlecht zu verwenden, aber was passiert, wenn Sie sich in einem Meeting mit über 75 Teilnehmern befinden und die Teilnahme nachverfolgen müssen? Wenn Sie eine Besprechung mit mehr als 75 Teilnehmern haben, schneidet der Skype for Business-Client die Teilnehmerliste ab und es wird eine Warnung angezeigt. Hier ist es nicht so ideal, da der Skype for Business-Client keine Möglichkeit bietet, die Teilnehmerliste direkt vom Client zu exportieren. Was für ein Schmerz, oder?! Es gibt jedoch Alternativen, siehe die OneNote-Option.

Ankündigung: Sie können Ihr Skype for Business-Meeting so konfigurieren, dass Teilnehmer angekündigt werden, die an einem Meeting teilnehmen oder dieses verlassen. Dies ist bei weitem mein unbeliebtester Favorit, da es ehrlich gesagt ablenkend sein kann, jedes Mal zu hören, wenn sich jemand dem Anruf anschließt oder ihn verlässt. Ihr Fokus sollte auf dem Anruf liegen, nicht auf der automatischen Telefonzentrale, die bekannt gibt, wer an der Besprechung teilgenommen hat, sondern auf denen, die die Ankündigungen mögen, ist die Option für Sie da.

Gesprächsverlauf: Der Konversationsverlauf ist eine weitere Möglichkeit, Teilnehmer zu verfolgen. Er funktioniert jedoch nur, wenn der Konversationsverlauf auf dem Server aktiviert ist. Wenn bei dieser Option während des Skype Business Meetings eine IM-Konversation stattfindet, wird ein Konversationsverlauf in Ihrem Konversationsverlauf in Ihren Outlook-Ordnern gespeichert. Dies ist wiederum nur dann gut, wenn Sie den Konversationsverlauf aktiviert haben und IM in Ihren Skype for Business-Besprechungen verwenden

OneNote: Eine andere Alternative zur Verfolgung des Teilnehmers ist die Verwendung einer Notiz. Dies ist wahrscheinlich mein Favorit, da Sie die Teilnehmer in Ihrer Besprechung verfolgen können, aber gleichzeitig die Möglichkeit haben, Ihre Besprechungsnotizen einzugeben. Wenn Sie mit dem Meeting fertig sind, können Sie ihm eine E-Mail senden, in ein PDF- oder Word-Dokument exportieren oder in ein anderes Dokument kopieren und einfügen. Als Projektmanager kann dies eine sehr einfache Möglichkeit sein, Ihre Besprechungsnotizen und Teilnehmer im Auge zu behalten. Um die OneNote-Option in Skype for Business Meetings zu verwenden, wählen Sie das Präsentationssymbol in Ihrem Client (das Monitorsymbol) und dann "Meine Notizen". Durch Auswahl dieser Option wird OneNote geöffnet und Ihre Teilnehmer in Ihr Notizbuch exportiert. Ab diesem Zeitpunkt können Sie auf Wunsch Besprechungsnotizen hinzufügen. Sobald Ihr Meeting abgeschlossen ist, können Sie es per E-Mail senden oder in ein anderes Dokument exportieren.

Es gibt zwar keine einfache Möglichkeit, Ihre Teilnehmerliste aus dem Skype for Business-Client zu exportieren, wie dies in älteren Lync-Versionen der Fall war, es stehen jedoch Alternativen zur Verfügung. Sie alle haben ihre Vor- und Nachteile. Hoffentlich finden Sie eine, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.