Office 365-Lizenzierung

Eine der Herausforderungen bei der Einführung von Office 365 besteht darin, sich mit der Lizenzierung vertraut zu machen. Schauen wir uns an, was Sie über die Office 365-Lizenzierung wissen müssen, um noch heute loszulegen!

Die Lizenzbedingungen selbst sind unkompliziert. Sie abonnieren eine Lizenz für einen Benutzer für das Produkt oder den Produktsatz (Plan), den er verwenden muss. Dieses Abonnement ist ein kleiner Betrag, der monatlich oder ein größerer Betrag, der jährlich gezahlt wird. Die Lizenz wird dem Benutzer im Administrationsportal zugewiesen, in dem die Benutzerdetails (Name, E-Mail-Adresse usw.) eingegeben oder von Ihrem lokalen Active Directory aus synchronisiert werden.

Bei einigen Plänen, die Office 365 ProPlus enthalten, können Sie denselben Benutzer auf mehreren Geräten (5 PCs oder Macs + 5 Telefone oder Tablets) anmelden.

Office 365-Lizenzierung bei unterschiedlicher Interpretation…

Leider denken einige Unternehmen, dass eine Benutzerlizenz sie jetzt für 5 verschiedene Computer abdeckt, sodass sie wirklich nur eine Benutzerlizenz pro 5 Mitarbeiter benötigen. So funktioniert das nicht.

Es ist gut zu sehen, dass eine Microsoft-Lizenzstruktur erkennt, dass jetzt möglicherweise ein Desktop-Computer im Einsatz ist, ein Laptop für unterwegs, ein Tablet für den täglichen Pendelverkehr und ein Smartphone.

Jeder Missbrauch dieser Absicht, nur um Geld zu sparen, ist unethisch und widerspricht Ihren Lizenzbedingungen.

Ein Benutzer ist eine Person, Punkt.

Office 365 bietet keine CALs pro Gerät an

Office 365-Lizenzen unterscheiden sich von Server-CAL-Gerätelizenzen, bei denen eine Geräte-CAL jeden und jeden abdeckt, wenn dieser Computer verwendet wird. CALs pro Gerät sind in Organisationen mit einer geringeren Anzahl von Geräten als Personen (z. B. Tierkliniken) üblich.

Die nächste Herausforderung besteht darin, herauszufinden, wer Zugriff benötigt, um was zu tun.

„Mix & Match"

Ein reales Szenario könnte sein, dass Ihr Unternehmen rund um die Uhr arbeitet. Sie haben Fachärzte, Ärzte und Krankenschwestern, die keine oder nur wenige Interaktionen mit Microsoft Office haben. Am anderen Ende der Skala müssen Ihre Verwaltungsmitarbeiter Verfahrensanweisungen in Office schreiben und bearbeiten. Vielleicht brauchen manche Leute nur eine E-Mail. Glücklicherweise können Sie mit Microsoft verschiedene Office- und Plan-Lizenzen zum selben Office 24-Mandanten hinzufügen (mit einigen Einschränkungen), sodass Sie nicht für jeden bezahlen müssen, um über die umfassendsten Produkte (und damit die teuerste Lizenz) zu verfügen.

Business Needs Analysis

Der beste Weg, um Ihre Office 365-Lizenzierung zu strukturieren, besteht darin, eine Analyse der Geschäftsanforderungen durchzuführen. Welche Rollen gibt es in Ihrer Organisation? Wie viele Mitarbeiter übernehmen diese Rollen? Schreiben oder bearbeiten sie Dokumente oder Tabellen? Lesen sie Dateien von einer Server-Dateifreigabe oder von einer SharePoint-Website (und verschieben Sie diese auf SharePoint Online)? Können Sie stattdessen Ihre aktuellen Richtlinien und Verfahren als PDF-Datei speichern, wenn sie nur Lesezugriff benötigen? Verwenden sie eine generische gemeinsame E-Mail-Adresse? Dies kann ein freigegebenes Postfach sein, für das keine Lizenz erforderlich ist, für das jedoch weiterhin eine Benutzerlizenz erforderlich ist.

Fazit

Wenn die Microsoft-Lizenzprüfer an Ihre Tür klopfen, erwarten sie, dass jede Person, die Office verwendet hat, eine Lizenz bezahlt. Ohne eine Unternehmensvereinbarung können kleine und mittlere Unternehmen Lizenzen in den zu harten Korb legen, insbesondere wenn sie es gewohnt sind, generische lokale Konten gemeinsam zu nutzen. Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, um Ihre Nutzung zu analysieren und Ihre Lizenzanzahl richtig zu machen.

Führen Sie anschließend einen HR-Prozess durch, bei dem Lizenzen entfernt und neu zugewiesen werden, wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen und Sie keine Angst vor einem Lizenzaudit haben.